Portal -> Curso Informatica -> Aplicaciones -> Hojas de calculo.excel. INTRODUCCION                           

CAPITULO 2: APLICACIONES

 

3.- Hojas de cálculo

3.-Introducción a Excel   INDICE

3.1. LA VENTANA DE EXCEL

3.2. CONCEPTOS BÁSICOS

3.2.1. UNA HOJA DE CALCULO EN EXCEL

3.2.2. CELDA ACTIVA

3.2.3. CÓMO INTRODUCIR DATOS EN UNA CELDA

3.2.4. RANGO

3.2.5. SELECCIONAR UN GRUPO DE CELDAS

3.2.6. SELECCIONAR UNA FILA, UNA COLUMNA O TODA LA HOJA

3.3. TEXTO, NÚMEROS Y FÓRMULAS

3.3.1. TEXTO Y NÚMEROS

3.3.2. CÓMO MODIFICAR EL CONTENIDO DE CELDA

3.3.3. FÓRMULAS Y FUNCIONES

3.3.4. EXTENDER UNA FÓRMULA

3.3.5. REFERENCIAS ABSOLUTAS, RELATIVAS Y MIXTAS

3.4. FORMATOS Y ASPECTOS DE LAS CELDAS

3.4.1. CÓMO MODIFICAR EL ANCHO DE UNA COLUMNA

3.4.2. CÓMO MODIFICAR LA ALTURA DE UNA FILA

3.4.3. OPCIONES DE FORMATO DE CELDAS

3.4.4. AUTOFORMATO

3.5. OPERACIONES CON FILAS Y COLUMNAS

3.5.1. INSERTAR

3.5.2. ELIMINAR

3.5.3. SERIES

3.5.4. DAR NOMBRE A UNA HOJA, A UN RANGO O A UNA CELDA

3.5.5. TRABAJAR CON VARIAS HOJAS DE UN LIBRO

3.6. FORMATOS NUMÉRICOS

3.6.1. LA OPCIÓN CELDAS DEL MENÚ FORMATO, FICHA NÚMERO

3.7. FUNCIONES

3.7.1. ESTADÍSTICAS

3.7.2. FECHA Y HORA

3.7.3. MATEMÁTICAS

3.7.4. LÓGICAS

3.8. GRÁFICOS

3.8.1. INSERTAR UN GRÁFICO DE FORMA RÁPIDA

3.8.2. GENERAR UN GRÁFICO CON EL ASISTENTE

.

3. INTRODUCCIÓN A EXCEL

En este primer capítulo introductorio analizaremos los distintos elementos que componen la ventana de Ms Excel con el fin de tomar un primer contacto con el programa y podernos manejar con facilidad en él.

3.1. LA VENTANA DE EXCEL

  1. Barra de título: Como en todas las ventanas de Windows, la de Ms Excel también posee una barra en la que figura el nombre del programa y del documento en el que se está trabajando. Los archivos en Ms Excel reciben el nombre de Libro.
  2. Botones de control de la ventana: Asimismo, posee los botones de Minimizar, Maximizar/Restaurar y Cerrar de la ventana de Excel.
  3. Botones de control del documento: Botones de Minimizar, Maximizar/Restaurar y Cerrar de la ventana del libro.
  4. Barra de menús: Barra en la que se encuentran los menús con las distintas opciones de Ms Excel.

5.-Barra de herramientas estándar: Barra de botones con las opciones más frecuentes.

6.-Barra de formato: Barra de botones con las opciones de formato más frecuentes.

7.-Cuadro de nombres: Casilla en la que se muestra el nombre de la celda activas.

8.-Barra de fórmulas: Barra que muestra el contenido de la celda. Cuando se introduce una fórmula, en esta barra se presenta el contenido de la celda (la fórmula) y en la celda su resultado.

             CUADRO DE NOMBRES                                BARRA DE FORMULAS

9.-Área de trabajo: El área de trabajo de Excel es una enorme cuadrícula integrada por celdas. La intersección de una fila y una columna forman una celda. Cada celda tiene un nombre: la letra de su columna y el número de su fila, ej.: a1.

10.-Celda activas: Es la celda en la que vamos a introducir información. Se encuentra remarcada por un contorno grueso. Este contorno es el cursor en Excel ( en Word el cursor era una pequeña línea vertical, en Excel es un contorno que remarca la celda).

               Botón Seleccionar todo                                             Celda activas

 

                              Encabezados de filas y columnas

11.-Encabezados de filas y columnas: Son los botones situados encima de cada columna (en los que figuran las letras de cada una de ellas) y a la izquierda de cada fila (en los que aparecen los números de cada una).

12.-Botón Seleccionar todo: Es el botón situado a la izquierda del encabezado de la columna A y encima del encabezado de la fila 1. Si se pulsa este botón se selecciona toda la hoja.

13.-Etiquetas de las hojas: Situadas debajo del área de trabajo. Para pasar de una hoja a otra basta con pulsar su etiqueta.

14.-Botones de desplazamiento por las hojas: Se encuentran situados a la izquierda de las etiquetas de las hojas. Estos botones son: Ir a la primera hoja, Hoja anterior, Hoja siguiente, Ir a la última hoja.

BOTONES DE DESPLAZAMIENTO POR LAS HOJAS   ETIQUETAS DE LAS HOJAS

15.-Barras de desplazamiento: son las barras de desplazamiento horizontal y vertical.

16.-Línea de estado: Al igual que en otros programas esta barra muestra información sobre la operación que se esté realizando o sobre algún botón por el que pateemos el puntero del ratón.

 

3.2. CONCEPTOS BÁSICOS

Antes de comenzar a trabajar en Excel es preciso tener claros una serie de conceptos básicos que abordaremos en este capítulo.

3.2.1. UNA HOJA DE CÁLCULO EN EXCEL

Lo primero que debemos tener en cuenta es que un libro en Excel está integrado por varias hojas (hoja 1, hoja 2, hoja 3, …). Como hemos mencionado anteriormente, para pasar de una a otra basta con hacer un clic en su etiqueta.

Cada una de esta hojas está formada por una inmensa cuadrícula. Las columnas van desde la A hasta la IV (es decir, van desde la A a la Z y luego continúan por AB, AC, … hasta la IV). Para verlo puedes pulsar: CTRL+flecha a la derecha (lo que se llevará a la columna IV), para regresar a la columna A pulsa CTRL+flecha a la izquierda.

Las filas van desde la 1 hasta la 65.536. Para verlo puedes pulsar: CTRL+flecha abajo (se llevará a la fila 65.536) para regresar a la fila 1 pulsa CTRL+flecha arriba.

Cada una de las hojas tiene, pues, grandes dimensiones. Por ello cada una de ellas (hoja1, hoja2,...) se encuentra dividida en páginas.

Para ver esta división en páginas: teclea algún dato en una celda y pulsa INTRO. Pulsa el botón Presentación Preliminar (debes teclear algo antes de pulsar este botón ya que Excel no se dejará entrar en Presentación Preliminar a menos que tenga algún dato que mostrar) y pulsa Cerrar para volver a la hoja.

Observarás que aparece una línea punteada vertical en la parte derecha del área de trabajo y si se desplazas hacia abajo con la barra de desplazamiento encontrarás otra línea punteada horizontal.

También puedes ver esta división en páginas: desplegando el botón de Zoom y seleccionando 25%. Estas líneas marcan el margen de la página.

Atención: no marcan los límites de la página sino los márgenes de la misma, lo que quieres decir que puedes rellenar la hoja hasta la misma línea punteada, no hace falta que dejes un espacio, pues a partir de esa línea comienza el margen de la página.

3.2.2. CELDA ACTIVA

La celda activas es aquella en la que vamos a introducir información. Se encuentra remarcada por un contorno grueso. Como ya mencioné anteriormente este contorno es el cursor en Excel.

Para mover el cursor puedes pulsar:

1.-Las flechas de dirección arriba, derecha, izquierda y abajo: el cursor se desplazará en la dirección de la flecha que hayas pulsado.

2.-INTRO: el cursor se desplaza hacia abajo.

3.-TABULADOR: el cursor se desplaza hacia la derecha.

3.2.3. CÓMO INTRODUCIR DATOS EN UNA CELDA

Para introducir un dato en una celda:

  1. Teclea el dato.
  2. Pulsa INTRO, TAB. o alguna de las flechas de dirección. De este modo el dato queda introducido en la celda (si no pulsas ninguna de estas teclas el dato no queda introducido).

3.2.4. RANGO

Un rango es un grupo de celdas.

Al igual que éstas, los rangos poseen un nombre: el nombre de la celda por la que comienza el rango, dos puntos y el nombre de la celda por la que termina. Ej. a1:c4, esto quieres decir desde la celda a1 hasta la c4.

Los rangos tienen una gran importancia en Excel puesto que muchas de las operaciones que se realizan en las hojas de cálculo utilizan rangos (grupos de celdas).

                                       Ejemplos de rangos seleccionados

 

3.2.5. SELECCIONAR UN GRUPO DE CELDAS

Para seleccionar un grupo de celdas ( es decir, un rango):

  1. Coloca el puntero del ratón sobre la primera celda del grupo que vas a seleccionar. Observas que tiene la forma de una cruz gruesa.
  2. Haz un clic con el ratón y arrastra hasta la última celda (puedes arrastrar primero hacia la derecha y luego hacia abajo hasta comprender todas las celdas). Observas que las celdas se oscurecen.
  3. Cuando hayas llegado a la última celda suelta el botón del ratón.

3.2.6. SELECCIONAR UNA FILA, UNA COLUMNA O TODA LA HOJA

Para seleccionar una fila:

Haz un clic con el ratón sobre el encabezado de la fila que quieres seleccionar (recuerda que es el botón situado a la izquierda de la misma y en el que figura su número).

Si quieres seleccionar varias filas: haz un clic sobre el encabezado de la primera y arrastra hasta el encabezado de la última.

Para seleccionar una columna:

Haz un clic con el ratón sobre el encabezado de la columna (recuerda que es el botón situado encima de la columna y en el que figura su letra).

Si quieres seleccionar varias columnas: haz un clic sobre el encabezado de la primera y arrastra hasta la última.

 

Para seleccionar toda la hoja:

Haz un clic con el ratón sobre el botón Seleccionar todo situado a la izquierda del encabezado de la columna A y encima del encabezado de la fila 1.

                                                            Selección de 4 filas

3.3. TEXTO, NÚMEROS Y FÓRMULAS

En este capítulo estudiaremos la forma de introducir texto, números, fórmulas y funciones en las celdas de la hoja de cálculo, cómo modificar datos ya introducidos en una celda, cómo extender una fórmula y la diferencia entre referencias relativas, absolutas y mixtas.

3.3.1. TEXTO Y NÚMEROS

Para introducir números:

  1. Haz un clic en la celda en la que quieres introducir el número (para colocar el cursor de Excel).
  2. Teclea el número y pulsa INTRO, TAB. o las flechas de dirección. El número queda introducido.

Para introducir texto:

Haz un clic en la celda en la que quieres introducir el texto.

Teclea el texto y pulsa INTRO, TAB. o las flechas de dirección.

Cuando el texto es más largo que el ancho de la celda invadirá las celdas adyacentes si están vacías. Si estuviesen ocupadas sólo se mostrará una parte del texto en la celda.

Excel detecta qué tipo de datos introducimos en una celda, y así, alinea el texto a la izquierda y los números a la derecha. Si bien, pueden cambiarte estas alienaciones o establecer una alineación centrada.

3.3.2. CÓMO MODIFICAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA

Puedes suceder que una vez introducido un dato en una celda te hayas equivocado y quieras modificarlo. En este caso puedes:

Si quieres sustituir todo el contenido de la celda por otro texto distinto: haz un clic en la celda y directamente teclea el nuevo texto (el nuevo contenido sustituirá al anterior).

Si quieres modificar una parte del mismo o añadir texto:

1º método: haz doble clic en la celda. Aparecerá un cursor en la misma a partir del cual podrás añadir texto o borrar y modificar lo que consideres.

2º método: haz un clic en la celda y pulsa F2. La celda se edita apareciendo un cursor en la misma.

3º método: haz un clic en la celda y otro clic en la barra de fórmulas. Aparecerá un cursor en esta última con el que podrá introducir las modificaciones.

                                             Editando la celda A1

 

Para suprimir el contenido de una celda:

Haz un clic en la misma y pulsa la tecla "SUPR".

3.3.3. FÓRMULAS Y FUNCIONES

Existen diversos métodos para introducir una fórmula en una celda:

1º) Con el teclado:

  1. Haz un clic en la celda en la que vas a introducir la fórmula.
  2. Pulsa: = (Todas las fórmulas comienzan con el signo =, esto le indica a Excel que el dato que se vas a introducir es una fórmula y no un texto).
  3. Teclea la fórmula. Ej.: a1+a2+a3+a4

Los operadores matemáticos son: OPERADOR

EJEMPLO

SUMA: +

=a1+a2

RESTA: -

=a1-a2

PRODUCTO: *

=a1*a2

DIVISIÓN: /

=a1/a2

EXPONENCIACIÓN: ^

=a1^a2

 

  1. Pulsa INTRO, TAB. o flechas de dirección. De este modo queda introducida la fórmula.

Después de introducida la fórmula, si haces un clic con el ratón en la celda observarás que en la barra de fórmulas aparece la fórmula introducida, mientras que en la celda aparece su resultado.

                                                                          Ejemplo de fórmula

2º) Utilizando el ratón como señalador.

  1. Haz un clic en la celda en la que vas a introducir la fórmula.
  2. Pulsa: =
  3. Haz un clic con el ratón sobre la primera celda que vas a utilizar en la fórmula, ej. sobre a1.

Pulsa: +

Haz un clic con el ratón sobre la segunda celda que vas a utilizar en la fórmula, ej. sobre a2.

Pulsa: +

Realizas la misma operación con todas las celdas que vas a utilizar en la fórmula. Observa que en la barra de fórmulas aparecen las celdas señaladas.

En este segundo método se utiliza el ratón como señalador, es decir, con él le vas señalando las celdas con las que le vas a operar (como si se tratase de un dedo con el que le vas indicando las celdas).

Una vez señaladas todas las celdas, pulsa INTRO, TAB. o flechas de dirección.

 

3º) Con el teclado, utilizando una función.

  1. Haz un clic en la celda en la que vas a introducir la fórmula.
  2. Pulsa: =
  3. Teclea la función. Ej. suma(a1:a4) La sintaxis de las funciones es: nombre de la función, abrir paréntesis, rango de celdas con las que le vas a operar, cerrar paréntesis.
  4. Pulsa INTRO, TAB. o flechas de dirección.

4º) Con el ratón, utilizando una función.

  1. Haz un clic en la celda.
  2. Pulsa: =
  3. Teclea el nombre de la función y abre paréntesis. Ej. suma(
  4. Haz clic con el ratón sobre la primera celda que vas a utilizar en la fórmula y arrastra hasta la última (observa que en la barra de fórmulas aparece el rango, ej. a1:a4). Entonces, suelta el botón del ratón. En este caso, también se utiliza el ratón como señalador.
  5. Pulsa INTRO, TAB. o flechas de dirección.

5º) Utilizando el botón Sumatorio.

En el caso de la suma existe además otro método: utilizando el botón sumatorio.

  1. Haz un clic en la celda.
  2. Pulsa el botón Sumatorio. En la celda aparecerá la función, ej. =suma(a1:a4).

                                                Botón de sumatorio

 

Si las celdas que quieres sumar están colocadas a lo largo de una columna e introduces la fórmula en la celda situada debajo de éstas, Excel detecta que las celdas que quieres sumar son las situadas encima (mostrará, pues, ese rango de celdas). Si las celdas están situadas a lo largo de una fila e introduces la fórmula en la celda situada a la derecha de las mismas, Excel detecta que las celdas que quieres sumar son las situadas a la izquierda (mostrando, entonces, ese rango de celdas). Si quieres variar ese rango de celdas, haz un clic con el ratón sobre la primera celda y arrastra hasta la última, entonces suelta el ratón. En la función aparecerá el nuevo rango señalado.

3. Pulsa INTRO, TAB. o flechas de dirección.

3.3.4. EXTENDER UNA FÓRMULA

Para extender una fórmula, es decir, copiarla a otras celdas, sigue los pasos:

1. Acerca el puntero del ratón a la esquina inferior derecha de la celda que contiene la fórmula. Observa que en esta esquina existe un pequeño cuadradito, es el botón Extender. Al colocar el puntero del ratón sobre el mismo observa que cambia de forma adoptando la de una cruz fina.

                Botón Extender

2. Cuando el ratón tenga la forma de cruz fina haz clic y arrastra hasta las celdas a las que quieres copiar la fórmula. Entonces, suelta el botón del ratón.

Observarás que la fórmula se copia en las celdas a las que hayas extendido la misma. Ahora bien, la fórmula se copia, pero la referencia a las celdas cambia. Si la fórmula en a4 era: =suma(a1:a3); en b4 será: =suma(b1:b3). Esto es lo que se denomina referencia relativas (las referencias absolutas y relativas se ven en el apartado siguiente).

 

3.3.5. REFERENCIAS ABSOLUTAS, RELATIVAS Y MIXTAS

Referencias relativas

Ya hemos visto en el apartado anterior que al extender una fórmula cambiaban las referencias a las celdas. Este cambio se produce para que la fórmula continúe teniendo sentido.

P. ej.: si tenemos en a4 la fórmula: =a1+a2+a3, y la extendemos a b4, observamos que la fórmula en b4 pasa a ser:=b1+b2+b3; la referencia a las celdas cambia porque Excel entiende que al extender la fórmula a b4 lo que pretendemos es sumar las celdas b1+b2+b3, y no volver a sumar las celdas a1+a2+a3, puesto que este resultado ya lo tenemos en a4.

De igual forma, si extendiésemos la fórmula de b4 a c4, observamos que ésta pasaría a ser: =c1+c2+c3.

Veamos un ejemplo.

Esto es lo que se denomina referencia relativas (al extender la fórmula la referencia a la celda cambia). Cuando la referencia a una celda es relativa, el nombre de la misma se expresa como: a1.

Referencias absolutas

En ocasiones, sin embargo, es conveniente bloquear la referencia a una celda. Es decir, que al extender una fórmula, no cambie una de las celdas que utilizamos en ella.

A

B

C

1

Precio por unidad:

1.200

2

3

Cantidad

Total

4

1ª venta

5

6.000

5

2ª venta

2

2.400

6

3ª venta

7

8.400

 

En esta hoja tenemos el precio de cada unidad en la celda b1. En la celda c4 vamos a calcular el total de la 1ª operación de venta (cantidad*precio de cada unidad), así pues, la fórmula será: =b4*b1.

Una vez introducida la fórmula, vamos a extenderla a las celdas c5 y c6. Si la extendemos sin más, comprobamos que la referencia a las celdas cambia, de modo que en c5 la fórmula pasa a ser:=b5*b2, y en c6:=b6*b3.

En este caso no nos interesa esto. Lo que queremos es multiplicar siempre por b1, que es la que contiene el precio de cada unidad. Para que esta celda no cambie al extender la fórmula debemos bloquearla.

Para bloquear una celda es preciso colocar el signo $ delante de la letra de su columna y del número de su fila: $b$1.

Así, en la celda c4 la fórmula que debemos introducir para que no varíe la referencia a la celda b1 es:=b4*$b$1. Al extender la fórmula a c5 observamos que ésta es:=b5*$b$1. Y en c6:=b6*$b$1.

Esto es lo que se denomina referencia absoluta, es decir, cuando se bloquea el número de la fila y la letra de la columna (de modo que al extender la fórmula la referencia a la celda no varía). En una referencia absoluta el nombre de la celda se expresa como: $a$1.

Para escribir una referencia absoluta podemos utilizar dos métodos:

a) Teclear el nombre de la celda colocando el signo $ delante del número de su afila y de la letra de su columna, es decir, teclear: $a$1.

b) O bien, teclear el nombre de la celda que queremos bloquear:a1 y pulsar F4 (al pulsar esta tecla el nombre de la celda cambia a $a$1).

Referencias mixtas

Por último existe un tercer tipo de referencias: las mixtas. En este tipo de referencias lo que se bloquea es una fila o una columna (no una celda).

Para bloquear una fila colocamos un signo $ delante de la misma, ej: a$1. En este caso al extender la fórmula variará la columna pero no la fila, ej: b$1, c$1, …

Para bloquear una columna colocamos un signo $ delante de ésta, ej: $a1. Al extender la fórmula variará la fila y no la columna, ej: $a2, $a3, …

Resumen: REFERENCIAS RELATIVAS

(Varía la columna y la fila)

a1

REFERENCIAS ABSOLUTAS

(No varía ni la columna ni la fila)

$a$1

REFERENCIAS MIXTAS

(Varía la columna o la fila)

a$1 $a1

Ejemplo de referencia

3.4. FORMATOS Y ASPECTOS DE LAS CELDAS

En este capítulo analizaremos las distintas operaciones con formatos de aspecto de celdas, filas y columnas.

3.4.1. CÓMO MODIFICAR EL ANCHO DE UNA COLUMNA

Para modificar el ancho de una columna:

  1. Coloca el puntero del ratón en el borde derecho del encabezado de la columna cuyo ancho quieres modificar, p. ej. si quisieras modificar la anchura de la columna A coloca el puntero en el borde derecho de su encabezado (es decir, entre A y B). Observa que el puntero del ratón cambia de forma.
  2. Haz un clic y arrastra hasta alcanzar la anchura deseada, entonces suelta el botón del ratón.

Para volver a la anchura anterior (la anchura estándar que tienen el resto de las columnas):

  1. Haz un clic en alguna celda de dicha columna. Selecciona la opción Columna dentro del menú Formato. Se despliega un menú en el que deberás elegir la opción Ancho.
  2. Se abre un cuadro de diálogo en el que deberás teclear 10,71 que es la anchura estándar que, por lo general, suelen tener las columnas en las hojas de cálculo de Excel por defecto. Pulsa Aceptar.

Para modificar el ancho de varias columnas a la vez:

  1. Selecciona las columnas cuya anchura quieres modificar (para seleccionar varias columnas: haz un clic en el encabezado de la primera columna y arrastra hasta el encabezado de la última, entonces suelta el botón del ratón).
  2. Coloca el puntero del ratón en el borde derecho del encabezado de la última columna seleccionada y cuando cambie de forma arrastra hasta alcanzar la anchura deseada.

Para ajustar la anchura de una columna a la selección, es decir, que su anchura se ajuste al contenido más largo de cualquier celda en esa columna (cuando el contenido de una celda es más largo que la anchura de su columna y la celda contigua está ocupada, si dicho contenido es un texto sólo se verá parte del mismo, si es el resultado de una fórmula aparecerá el siguiente símbolo en la celda: #####. Para ver este contenido por completo habrá que ajustar el ancho de la columna a la selección):

Coloca el puntero del ratón en el borde derecho del encabezado de la columna.

Cuando cambie de forma haz doble clic en el mismo.

Para modificar la anchura estándar de todas las columnas de la hoja de cálculo (es decir, la anchura que tienen todas las columnas al crearse la hoja de cálculo):

  1. Selecciona la opción Columna dentro del menú Formato. Se despliega un menú en el que deberás elegir Ancho estándar.
  2. Se abre un cuadro de diálogo en el que puedes teclear una anchura. Al terminar pulsa Aceptar. Con esta opción se modifica la anchura de todas las columnas a la vez (siempre y cuando no hayas modificado aún la anchura de ninguna columna).

3.4.2. CÓMO MODIFICAR LA ALTURA DE UNA FILA

Para modificar la altura de una fila:

  1. Coloca el puntero del ratón en el borde inferior del encabezado de la fila cuya altura quieres modificar.
  2. Observa que cambia de forma. Haz un clic y arrastra hasta alcanzar la altura deseada.

Para volver a la altura anterior: basta con que ajustes a la selección. Esta opción lo que hace es ajustar la altura de la fila al tamaño de la letra:

Coloca el puntero del ratón en el borde inferior del encabezado de la fila.

Haz doble clic sobre el mismo.

Si en una celda modificas el tamaño de la letra (estableciendo p. ej. un tamaño más grande) la altura de la fila se modifica automáticamente ajustándose a dicha letra. Por tanto, la opción Ajustar a la selección sirve para cuando hayas modificado manualmente la altura de la fila y posteriormente quieras que ésta vuelva a ajustarse al tamaño de la letra.

Para modificar la altura de varias filas a la vez:

Selecciona las filas (para seleccionarlas: haz un clic en el encabezado de la primera y arrastra hasta la última).

Coloca el puntero del ratón sobre el borde inferior del encabezado de la última fila seleccionada. Haz un clic y arrastra hasta alcanzar la altura deseada.

 

3.4.3. OPCIONES DE FORMATO DE CELDAS

Tipo y tamaño de letra

Para cambiar el tipo o el tamaño de la letra:

  1. Haz clic en la celda en la que quieres cambiarlo o si se trata de varias celdas, columnas o filas, selecciónalas.
  2. Despliega los botones de tipo y tamaño de letra situados en la barra de formato y escoge unos.

  Botones Tipo y Tamaño de letra

Negrita, cursivas y subrayado

  1. Haz un clic en la celda o selecciona las celdas, filas o columnas.
  2. Pulsa los botones Negrita, cursivas y subrayado.

               

Botones Negrita, cursivas y subrayado

Alineación

Alineación izquierda, centrada y derecha:

  1. Haz un clic en la celda o selecciona las celdas, filas o columnas.
  2. Pulsa los botones de alineación izquierda, centrada o derecha.

                         

Botones de alineación izquierda, centrada y derecha

Centrar dentro de la selección:

Esta opción permite centrar un texto dentro de varias celdas seleccionadas, es útil para títulos:

  1. Selecciona las celdas en las que vas a centrar el texto.
  2. Pulsa el botón Centrar dentro de la selección .

                         

      Botón Centrar dentro de la selección

 

Alineación justificada:

Cuando el texto introducido en una celda es más largo que la anchura de la columna, éste invade la celda contigua si está vacía, si no, sólo se mostrará parte del mismo. Puedes determinar, sin embargo, que el texto se distribuya en varias líneas a lo largo de la celda y no invada la contigua, para ello deberás establecer una alineación justificada:

  1. Haz un clic en la celda.
  2. Selecciona la opción Celdas dentro del menú Formato. Se abre un cuadro de diálogo en el que deberás colocarte en la ficha Alineación (para ello haz un clic sobre el nombre de esta ficha).

En la sección Horizontal activa la casilla Justificar.

Alineación vertical:

Dentro de la celda puedes determinar en qué parte de la misma debe colocarse el texto: en la parte inferior, en la parte superior, … Es útil cuando varía la altura de la fila.

  1. Haz un clic en la celda.

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  1. Escoge la opción Celdas dentro del menú Formato, y dentro del cuadro de diálogo la ficha Alineación.
  2. En la sección Vertical puedes activar la casilla que desees para la alineación vertical del texto.

Orientación del texto:

Asimismo, puedes determinar la orientación del texto dentro de la celda. Para ello:

Selecciona la opción Celdas dentro del menú Formato, y escoge la ficha Alineación.

En la sección Orientación haz clic en la casilla de orientación que desees.

Formato moneda, porcentaje, estilo millares y decimal

Aumentar decimales              Disminuir decimales

 

Formato moneda:

Para dar un formato de moneda a un número introducido en una celda: haz clic en la misma y pulsa el botón Formato moneda situado en la barra de Formato. Excel añadirá la abreviatura € al número.

Formato porcentaje:

Pulsando este botón, Excel da formato de porcentaje al número introducido en una celda. Ahora bien, hay que tener en cuenta que este botón es un formato, por lo que multiplicará por 100 el número introducido y le añadirá el signo porcentaje %.

Ello es debido a que: Si introducimos en una celda el número 16 y pulsamos este botón, el número que aparecerá en la celda no será 16%, puesto que el valor real de este último es 0,16 (16%=16/100=0,16) y ése no es el número que introdujimos en la celda. El número que aparecerá será 1600% puesto que el valor

real de este número es 16 (1600%=1600/100=16) y ése sí es el número introducido.

Por ello a la hora de introducir un porcentaje recomendamos (para no tener que hacer cálculos respecto al número que debemos introducir) teclear el número y pulsar la tecla % (dicho número es entendido por Excel como un porcentaje).

Formato millares. Formato de Celdas, número:

Pulsando este botón Excel da formato de millares al número, es decir, coloca el punto que separa las unidades de millar.

Formato decimales. Formato de Celdas, número:

Estos botones permiten añadir decimales a un número o bien disminuirlos.

Bordes

Para establecer un borde en una celda o en un grupo de celdas:

  1. Selecciona las celdas.
  2. Despliega el botón Bordes y escoge un contorno, un borde derecho, superior, …

Botón Bordes

3. Para escoger un estilo de línea del borde: selecciona la opción Celdas del menú Formato y dentro del cuadro de diálogo la ficha Bordes. En la sección Estilo podrás escoger un tipo de línea (haciendo clic en alguna de las casillas) o un color (desplegando el botón Color).

Sombreado

Para dar un sombreado a una celda o a un grupo de ellas:

  1. Selecciona las celdas.
  2. Despliega el botón Sombreado y elige un color para la sombra.

Color del texto

Para dar un color al texto de la celda (texto, números, fórmulas o funciones):

  1. Selecciona las celdas.
  2. Despliega el botón Color de fuente y elige un color.

Botón Color de fuente

 

3.4.4. AUTOFORMATO

Por último, Excel dispone de una serie de formatos ya diseñados que puedes utilizar para dar un formato a tu hoja de cálculo:

  1. Una vez creada la hoja, haz un clic con el ratón en alguna celda dentro de la tabla.
  2. Escoge la opción Autoformato dentro del menú Formato. Se abre el cuadro de diálogo Autoformato.

 

  1. Elige algún autoformato de la lista y pulsa Aceptar.

Si quieres eliminar el formato aplicado:

Selecciona las celdas.

Escoge la opción Autoformato dentro del menú Formato.

Selecciona Ninguno (desplázate con la barra de desplazamiento vertical si no vieras esta opción en la lista) y pulsa Aceptar.

3.5. OPERACIONES CON FILAS Y COLUMNAS

En este capítulo se estudiarán las operaciones principales que se pueden realizar en una hoja de cálculo, tales como: insertar filas o columnas, eliminarlas, insertar una hoja de cálculo, dar nombres a las diferentes hojas de una hoja de cálculo, series,…

3.5.1. INSERTAR

Insertar filas

Para insertar una fila:

  1. Haz un clic en alguna celda de la fila encima de la cual vas a insertar otra fila.
  2. Escoge la opción Filas dentro del menú Insertar.

También puedes:

Apuntar con el ratón la fila encima de la cual se insertará otra.

Pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Insertar. Se despliega un menú en el que deberás escoger Insertar toda una fila.

Para insertar varias filas:

Selecciona un número de filas igual al número de filas que quieres insertar.

Escoge la opción Filas dentro del menú Insertar.

Insertar columnas

Para insertar una columna:

Haz un clic en alguna celda de la columna a cuya izquierda vas a insertar otra columna.

Escoge la opción Columnas del menú Insertar.

También puedes:

Apuntar con el ratón la columna a cuya izquierda se insertará otra.

Pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar Insertar. En el cuadro de diálogo que se abre deberás escoger la opción Insertar toda una columna.

Para insertar varias columnas:

Selecciona un número de columnas igual al número de ellas que vayas a insertar.

Escoge la opción Columnas del menú Insertar.

Insertar celdas

Para insertar una celda:

1. Escoge la opción Celdas dentro del menú Insertar.

2. Se abre un cuadro de diálogo en el que deberás elegir entre dos opciones:

    1. Desplazar celdas hacia la derecha.
    2. Desplazar celdas hacia abajo.

También puedes:

  1. Apuntar con el ratón la celda a cuya izquierda se insertará otra.
  2. Pulsar el botón derecho del ratón y escoger Insertar. Se abrirá el cuadro de diálogo mostrado anteriormente.

Para insertar varias celdas:

Selecciona un número de celdas igual a las que vayas a insertar.

Escoge la opción Celdas dentro del menú Insertar.

Se abre el cuadro de diálogo anterior en el que deberás escoger una de las dos opciones.

Insertar hoja

Para insertar una hoja de cálculo:

Selecciona la opción Hoja de cálculo dentro del menú Insertar.

Se insertará una hoja a la izquierda de aquélla en la que se encuentra.

Si quisieras cambiar de lugar la hoja insertada: haz un clic sobre su etiqueta y sin soltar arrastra hasta el lugar que desees, entonces suelta el ratón.

3.5.2. ELIMINAR

Eliminar filas

Para eliminar una o varias filas:

  1. Selecciona las filas que quieres eliminar.
  2. Coloca el puntero del ratón sobre ellas y pulsa el botón derecho del ratón. Se abre un menú contextual en el que deberás seleccionar la opción Eliminar. Dentro del cuadro que se abre escoge Toda una fila.

Eliminar columnas

Para eliminar una o varias columnas:

1. Selecciona las columnas que quieres eliminar.

2. Coloca el puntero del ratón sobre las mismas y pulsa el botón derecho. Escoge la opción Eliminar. Dentro del cuadro que se abre escoge Toda una columna.

Eliminar celdas

1. Selecciona las celdas que quieres eliminar.

2. Coloca el puntero del ratón sobre ellas y pulsa el botón derecho. Escoge la opción Eliminar.

3. Se abre un cuadro de diálogo en el que deberás escoger entre dos opciones:

    1. Desplazar celdas hacia la izquierda
    2. Desplazar celdas hacia arriba.

Eliminar hoja

Para eliminar una hoja:

  1. Coloca el puntero del ratón sobre su etiqueta y pulsa el botón derecho
  2. Escoge la opción Eliminar.
  3. Se abre un cuadro de diálogo pidiendo confirmación. Pulsa Aceptar.

Para eliminar varias hojas:

Selecciona las hojas que quieres eliminar. Para ello: mantén pulsada la tecla CTRL y haz clic sobre su etiqueta. Observarás que la etiqueta pasa a ser blanca. (Para deseleccionar una hoja: mantén pulsada la tecla CTRL y haz clic sobre su etiqueta, observarás que la etiqueta pasa a ser de color).

Coloca el puntero del ratón sobre la etiqueta de alguna de ellas y pulsa el botón derecho. Escoge la opción Eliminar.

Se abrirá una ventana pidiendo confirmación. Pulsa Aceptar.

3.5.3. SERIES

Excel tiene predeterminadas series (de texto, numéricas y cronológicas) las cuales facilitan el trabajo de rellenar las celdas, ahorrando tiempo.

Series de texto

Excel tiene predeterminadas dos series de texto: los días de la semana y los meses del año.

Para utilizar alguna de ellas:

  1. Teclea algún elemento de la lista en una celda, p. ej. Lunes, y pulsa INTRO, TAB. o flechas de dirección.
  2. Vuelves a hacer un clic sobre la celda y acercas el puntero del ratón al Botón Extender de la misma (recuerda que era el cuadradito situado en la esquina inferior derecha de la celda) y cuando cambie de forma adoptando la de una cruz fina pulsa el botón del ratón y arrastra. Observarás que las celdas se rellenan con los elementos de la lista.

Series numéricas

Por otro lado, Excel puede rellenar las celdas con series numéricas.

Para ello:

Introduce un número en una celda. Ej. 1

Introduce otro número en la celda contigua de tal forma que la diferencia entre este número y el anterior es la que va a marcar el incremento. Ej. 2 (la diferencia entre estos dos número es 1, por lo que la serie se va a incrementar siempre en una unidad).

Selecciona las dos celdas.

Acerca el puntero del ratón al Botón Extender de la selección (observa que las dos celdas están seleccionadas y en la esquina inferior derecha de la selección hay un botón Extender).

Cuando el ratón cambia de forma haz un clic y arrastra.

Recuerda que la diferencia entre los dos números iniciales de la serie es la que vas a marcar el incremento, de modo que si quieres que los números aumenten p. ej. en 5 unidades, los números que deberás introducir en las dos primeras celdas serán: 1 y 6.

Series cronológicas

Otro tipo de series predeterminadas en Excel son las cronológicas.

Para rellenar celdas con una serie cronológica:

  1. Introduce una fecha en una celda.
  2. Acerca el puntero del ratón al botón Extender y cuando cambie de forma haz un clic y arrastra.

Las celdas se rellenan con fechas incrementándose en un día.

Si quisieras otro incremento:

Introduce un fecha en una celda.

Introduce otra fecha en otra celda de forma que la diferencia entre ésta y la anterior marquen el incremento.

Selecciona las dos celdas.

Acerca el puntero del ratón al botón Extender de la selección y cuando cambie de forma haz un clic y arrastra.

 

  • 3.5.4. DAR UN NOMBRE A UNA HOJA, A UN RANGO O A UNA CELDA

  • Dar un nombre a una hoja

    En una hoja de cálculo es conveniente dar un nombre a cada una de las hojas que la integran, de forma que dichos nombres sean descriptivos de su contenido y de esta forma poder localizar rápidamente la información.

    Para dar un nombre a una hoja:

    1. Hay que hacer clic con el botón derecho del ratón sobre su etiqueta, por ejemplo sobre Hoja 1.
    2. Teclear el nuevo nombre de la Hoja

    Dar un nombre a un rango

    El dar un nombre a un rango es útil en funciones, de forma que estos nombres sean descriptivos del mismo y de este modo poder nombrarlo rápidamente en lugar de tener que observar qué celdas lo integran.

    Para dar un nombre a un rango:

    Selecciona el grupo de celdas que lo integran.

    1. Haz un clic sobre el Cuadro de nombres. Teclea un nombre para el rango y pulsa INTRO.

    Dar un nombre a una celda

    También puedes ser útil dar un nombre a una celda en los casos en los que la referencia a la misma deba ser absoluta. En lugar de poner una referencia absoluta ej. $a$1, podemos darle un nombre y de este modo evitamos posibles errores en las funciones por olvidarnos poner una referencia absoluta.

    Para nombrar una celda:

    Haz un clic sobre la celda.

    Haz un clic sobre el Cuadro de nombres. De un nombre a la celda y pulsa INTRO.

    3.5.5. TRABAJAR CON VARIAS HOJAS DE UN LIBRO

    Supongamos que quieres realizar una suma y los datos que deseas sumar se encuentran repartidos por distintas hojas del libro.

    Para trabajar con varias hojas de un mismo libro, sigue los pasos:

    1. Introduce la fórmula en una celda de la hoja en la que quieres que aparezca el resultado de la suma, p. ej. en la hoja1. Teclea: =
    2. Haz un clic con el ratón en la etiqueta de la hoja2 en la que se encuentra uno de los datos que vas a sumar. Haz un clic en la celda que contiene el dato (en este caso estás utilizando el ratón como señalador). Observa que en la barra de fórmulas aparece: =hoja2!a1
    3. Pulsa la tecla: +
    4. Haz un clic con el ratón en la etiqueta de la hoja3 y otro clic en la celda que contiene otro de los datos que vamos a sumar.
    5. Pulsa la tecla: +.
    6. Sigue los pasos indicados hasta que haya sumado la última celda.
    7. Pulsa INTRO. En la celda en la que introdujiste la fórmula aparecerá el resultado y si haces un clic sobre la misma, observa que en la barra de fórmulas aparece: =hoja2!a1+hoja3!c4+hoja4!d3.

                                                          Hojas con diferentes nombres

    3.6. FORMATOS NUMÉRICOS

    3.6.1. LA OPCIÓN CELDAS DEL MENÚ FORMATO, FICHA NÚMERO

    Dentro de esta opción encontramos una serie de formatos numéricos listados en la casilla Categorías. En este capítulo veremos algunos de ellos.

    Para utilizar uno de estos formatos:

    1. Haz un clic en la celda o bien selecciona un grupo de celdas a los que vas a aplicar el formato.

    1. Selecciona la opción Celdas del menú Formato, ficha Número.
    2. Haz un clic sobre el nombre del formato que quieres utilizar en la casilla Categorías.

    Número

    En esta categoría puedes determinar:

    El número de decimales.

    Active la casilla Usar separador de miles para que el número posea un punto separador de las unidades de millar.

    En la sección Números negativos puedes elegir entre cuatro opciones: que los números negativos se muestren en negro (con o sin signo negativo al comienzo) o que se muestren en rojo (con o sin signo negativo al comienzo).

     

    Moneda

    Dentro de esta categoría puedes determinar:

    1. Las posiciones decimales
    2. Puedes activar la casilla Usar € para utilizar esta moneda o desactivarla.
    3. Puedes elegir un formato para los números negativos.

    Contabilidad

    En esta categoría puedes establecer:

    El número de decimales.

    Puedes activar la casilla Usar € para utilizar esta moneda o desactivarla.

     

    Fecha

    En esta categoría puedes elegir alguno de los formatos de fecha listados en la sección Tipo.

    Hora

    En esta categoría puedes elegir alguno de los formatos de hora listados en la sección Tipo.

    Porcentaje

    En ella podrás determinar el número de decimales que tendrá el porcentaje.

    Personalizada

    En esta categoría podrás personalizar un formato.

    Ej. personalización de un formato de fecha:

    1. Haz un clic en la categoría Personalizada.

    2. Haz un clic en la casilla Tipo y teclea un formato personalizado, ej.: dd "de" mmmm "de" aaa.

    3. Pulsa Aceptar.

    Para eliminar un formato personalizado: selecciónelo de la lista en la categoría Personalizada y pulsa Eliminar.

    3.7. FUNCIONES

    En este capítulo veremos las distintas funciones que pueden utilizarse en Excel, tales como: mínimo, promedio, máximo, pago, si, buscar, ...

    3.7.1. ESTADISTICAS

    Para utilizar cualquiera de las funciones que veremos en este capítulo: teclea en una celda la sintaxis de la misma y pulsa INTRO.

    Por regla general la sintaxis de las funciones es: =nombre de la función (parámetros separados por ; si fuesen varios).

    Después de introducida la fórmula, si haces un clic sobre la celda observarás que en la barra de fórmulas aparece su sintaxis, mientras que en la celda aparece su resultado. Si quieres introducir alguna modificación en la misma haz un clic en la barra de fórmulas y modifica lo que consideres oportuno.

    MIN

    La función MIN devuelve el valor mínimo de una serie de valores introducidos en un grupo de celdas.

    Su sintaxis es la siguiente: =min(a1:c7)

    MAX

    La función MAX devuelve el valor máximo de una serie de valores introducidos en un grupo de celdas.

    Su sintaxis es: =max(a1:c7)

    PROMEDIO

    La función PROMEDIO devuelve la media de una serie de valores introducidos en un grupo de celdas.

    Su sintaxis: =promedio(a1:c7)

    3.7.2. FECHA Y HORA

    HOY

    La función HOY devuelve la fecha actual. Esta fecha se actualiza automáticamente, de modo que al abrir la hoja de cálculo posteriormente, presentará la fecha del día en el que se abre.

    Su sintaxis: =hoy()

     

    AHORA

    La función AHORA devuelve la fecha y la hora actuales. De igual forma, se actualizan automáticamente.

    Su sintaxis: =ahora()

    Si quisieras que únicamente presentase la hora (no la fecha) inserte la función en una celda y después dele formato de hora (selecciona Celdas del menú Formato, ficha Número, categoría Hora y escoge uno de los tipos de formatos de hora).

    Calcular la diferencia entre dos fechas

    Para calcular la diferencia entre dos fechas: introduce las fechas en dos celdas y en una tercera efectúa la diferencia: =a1-a2.

    El resultado de esta operación será otra fecha. Para que nos indique el número de días entre una y otra: haz un clic en la celda que contiene la fórmula y dele formato de número (opción Celdas dentro del menú Formato, ficha Número, categoría Número).

    3.7.3. MATEMÁTICAS

    ABS

    La función ABS devuelve el valor absoluto de un número, es decir, un número sin signo (positivo o negativo).

    Su sintaxis: =abs(a1)

    ENTERO

    Redondea un número con decimales hasta el número entero inferior más próximo.

    Su sintaxis: =entero(a1)

    REDONDEAR

    Redondea un número al número de decimales que se especifique.

    Su sintaxis: =redondear(a1;2)

    1º parámetro: a1 → es la celda que contiene el número con decimales, ej: 123,1475.

    2º parámetro: 2 → es el número de decimales al que redondeará el número, ej. 123,15.

    3.7.4. LÓGICAS

    SI

    Devuelve un valor si una condición especificada se evalúa como verdadera y otro valor distinto si la condición se evalúa como falsa.

    Su sintaxis: =si(a1-a2>0;a1-a2;0)

    1º parámetro: a1-a2>0 es la condición. En este caso la condición que establecemos es que la diferencia entre las celdas a1 y a2 sea mayor que 0.

    2º parámetro: a1-a2 es el valor que queremos que nos devuelva si se cumple la condición. Es decir, si dicha diferencia es mayor que 0, el valor que debe devolvernos en la celda es el resultado de esa resta.

    3º parámetro: 0 es el valor que debe devolvernos en caso de que no se

    cumpla la condición. En este caso, si la diferencia entre las celdas fuese inferior a 0, debe devolver en la celda: 0.

    3.8. GRÁFICOS

    En este capítulo veremos cómo insertar un gráfico generado a partir de los datos introducidos en la hoja, y cómo modificar ciertos aspectos del mismo después de creado.

    3.8.1. INSERTAR UN GRÁFICO DE FORMA RÁPIDA

    Para insertar un gráfico de forma rápida:

    1. Selecciona el rango de celdas que contiene los datos a partir de los cuales se va a generar el gráfico.
    2. Pulsa el botón Insertar gráfico situado en la barra de herramientas estándar.
    3. El puntero del ratón se convierte en una pequeña cruz. Haz un clic en la parte de la hoja en la que quieres que se inserte el gráfico y arrastra hasta comprender un área en la que se insertará el mismo.
    4. Se abrirá el cuadro de diálogo del asistente para gráficos. Pulsa Terminar.

    3.8.2. GENERAR UN GRÁFICO CON EL ASISTENTE

    En primer lugar, selecciona el rango de celdas que contiene los datos a partir de los cuales se creará el gráfico.

    Hay que tener presente que los datos a partir de los cuales se generará el gráfico deben presentarse de una forma determinada. Esta forma es:

    En general, para todos los gráficos (excepto circulares y anillos):

    Pulsa el botón Insertar gráfico. Haz un clic en la hoja y arrastra para indicar a Excel dónde se insertará el gráfico.

    Se abre el cuadro de diálogo del asistente para gráficos en el cual deberás seguir los pasos: verás las siguientes ventanas:

    Haz clic sobre el tipo de gráfico y selecciona siguiente. Aparecerá

    Inserta los nuevos datos si es preciso y haz clic en siguiente. Aparecerá otra ventana:

    Inserta los nuevos datos, haz clic en siguiente y aparecerá:

    elige la opción y haz clic en Finalizar.

     

     

    2.1

    2.3